અમદાવાદ : ગુજરાત સરકારે રાજ્યના વહીવટી તંત્રને વધુ ગતિશીલ અને કાર્યક્ષમ બનાવવા માટે એક ઐતિહાસિક નિર્ણય લીધો છે. સામાન્ય વહીવટ વિભાગે (GAD) હવે સરકારી અધિકારીઓ વચ્ચે યોજાતી બેઠકો માટે આધુનિક અને સમય-કેન્દ્રિત માર્ગદર્શિકા જાહેર કરી છે. આ નવા નિર્દેશો અનુસાર, ગાંધીનગરની બહાર કાર્યરત જિલ્લા કક્ષાના અધિકારીઓ માટે વર્ચ્યુઅલ પ્લેટફોર્મ પર હાજરી આપવી ફરજિયાત રહેશે, અને કોઈપણ બેઠકનો સમયગાળો કડકપણે એક કલાકથી વધુ નહીં હોય. આ નીતિનો મુખ્ય ઉદ્દેશ્ય નિર્ણય પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવાનો, સમયનો સદુપયોગ કરવાનો અને સરકારી કામકાજમાં પારદર્શિતા લાવવાનો છે.
વહીવટી સુધારણા આયોગની ભલામણ અને નવી પ્રક્રિયાનું માળખું:
સરકારમાં નીતિ ઘડતર, નિર્ણય લેવા, વિવિધ વિભાગો વચ્ચે સંકલન અને જાહેર વહીવટ માટે બેઠકો અત્યંત મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે. આ પ્રક્રિયાઓને વધુ સુવ્યવસ્થિત કરવા માટે, તાજેતરમાં ગુજરાત વહીવટી સુધારણા આયોગ (GARC) દ્વારા કરવામાં આવેલી ભલામણોને સરકારે ગંભીરતાથી લીધી છે. તેના અનુસંધાનમાં, રાજ્ય સરકારે બેઠકો યોજવા માટે નવી, સુધારેલી પ્રક્રિયાઓ અને નિયમો ઘડ્યા છે. આ સંપૂર્ણ પ્રક્રિયાને ત્રણ સ્પષ્ટ તબક્કામાં વહેંચવામાં આવી છે: બેઠક પહેલાંની તૈયારીઓ, બેઠક દરમિયાનના નિયમો, અને બેઠક પછીની જવાબદારીઓ.
સચિવાલયમાં બેઠકોનું નવું સમયચક્ર અને કડક પાલન અનિવાર્ય:
નવા સચિવાલયના કાર્યક્રમ મુજબ, સોમવાર સામાન્ય રીતે જાહેર જનતા માટે મુલાકાત માટે આરક્ષિત હોય છે, જ્યારે મંગળવાર જનપ્રતિનિધિઓ અને મુલાકાતીઓ માટે નિર્ધારિત હોય છે. રાજ્ય કેબિનેટની બેઠક બુધવારે નિયમિતપણે મળે છે, ત્યારે હવે ગુરુવાર અને શુક્રવાર ખાસ કરીને વિભાગીય બેઠકો માટે નિયત કરવામાં આવ્યા છે. જ્યારે પણ સચિવાલય ખાતે બેઠકો યોજાશે, ત્યારે જાહેર કરાયેલી નવી માર્ગદર્શિકાનું કડકપણે પાલન કરવું દરેક અધિકારી માટે ફરજિયાત રહેશે.
સામાન્ય વહીવટ વિભાગના નાયબ સચિવ ડો. જયશંકર ઓઢવાણીએ એક પરિપત્રમાં સ્પષ્ટતા કરી છે કે કોઈપણ બેઠકનો સમયગાળો એક કલાકથી વધુ ન હોવો જોઈએ. વધુમાં, ગાંધીનગરમાં યોજાતી બેઠકો માટે, જિલ્લા કક્ષાના વહીવટી અધિકારીઓએ અનિવાર્ય સંજોગો સિવાય વર્ચ્યુઅલ રીતે જ ભાગ લેવો પડશે. આ સૂચનાઓનું પાલન સરકારના તમામ વિભાગો, તેમના વિભાગીય વડાઓ, તેમજ તેમના અધિકારક્ષેત્ર હેઠળ આવતા તમામ બોર્ડ, કોર્પોરેશનો અને સરકારી કંપનીઓ દ્વારા ચુસ્તપણે કરવાનું રહેશે.
બેઠક પહેલાંની સઘન તૈયારીઓ: સમય અને સંસાધનોનો સદુપયોગ:
નવા નિર્દેશ મુજબ, બેઠક યોજતા પહેલાં કેટલીક મહત્વપૂર્ણ તૈયારીઓ કરવી અનિવાર્ય છે, જેથી બેઠકનો હેતુ સિદ્ધ થાય અને સમયનો બગાડ ટાળી શકાય:
 * ફક્ત અનિવાર્યતા: બેઠકનું આયોજન ફક્ત ત્યારે જ કરવું જોઈએ જો સંબંધિત હિતધારકોનો ઇનપુટ મેળવવો અત્યંત આવશ્યક હોય.
 * આયોજન: આમંત્રિત તમામ સહભાગીઓ માટે કાર્યક્ષમ સમય વ્યવસ્થાપન સુનિશ્ચિત કરવા માટે, બેઠકો ઓછામાં ઓછા ત્રણ દિવસ અગાઉથી સુનિશ્ચિત કરવી જોઈએ.
 * વર્ચ્યુઅલ પ્રાધાન્ય: જ્યાં સુધી ભૌતિક હાજરી બિલકુલ આવશ્યક ન હોય, ત્યાં સુધી બહારગામના સહભાગીઓને રૂબરૂ આમંત્રિત કરવાને બદલે વિડીયો કોન્ફરન્સિંગ દ્વારા જોડાવા પ્રોત્સાહિત કરવા. વિડીયો કોન્ફરન્સિંગને વાતચીતના પસંદગીના માધ્યમ તરીકે અપનાવવામાં આવશે.
 * એજન્ડાનું અગાઉથી વિતરણ: બેઠકનો એજન્ડા તમામ સહભાગીઓને અગાઉથી જ શેર કરવો ફરજિયાત છે, જેથી તેઓ તૈયારી સાથે આવી શકે.
 * સમય મર્યાદા: તમામ બેઠકો એક કલાકની કડક સમય મર્યાદામાં પૂર્ણ થવી જોઈએ.
 * વધારાના સભ્યો પર પ્રતિબંધ: સહભાગીઓને તેમની સાથે વધારાના સભ્યો લાવવાની મંજૂરી નથી, જેથી બેઠકમાં અયોગ્ય ભીડ ટાળી શકાય.
 * ઈ-ગવર્નન્સ માળખું: બેઠકો ફરજિયાતપણે ઈ-ગવર્નન્સ સિસ્ટમના માળખામાં આયોજિત થવી જોઈએ, જેથી ડિજિટલ રેકોર્ડ અને પારદર્શિતા જળવાઈ રહે.
બેઠક દરમિયાનના નિયમો: સક્રિય સહભાગિતા અને સમય પાલન:
 * સમયસર હાજરી: તમામ સહભાગીઓએ નિર્ધારિત સમય કરતાં પાંચ મિનિટ વહેલા પહોંચીને પોતાની જગ્યાએ ગોઠવાઈ જવું.
 * પૂર્વ સમીક્ષા: બેઠકની શરૂઆત અગાઉની બેઠકમાં ચર્ચાયેલા મુદ્દાઓ પર લેવાયેલી કાર્યવાહીની ટૂંકી સમીક્ષાથી થવી જોઈએ.
 * સક્રિય સંવાદ: અધ્યક્ષે ઉપસ્થિત અધિકારીઓ વચ્ચે સક્રિય સંવાદ અને ચર્ચાને પ્રોત્સાહન આપવું જોઈએ.
 * જુનિયર અધિકારીઓને પ્રાધાન્ય: અધ્યક્ષે વરિષ્ઠ અધિકારીઓ પાસેથી ઇનપુટ લેતા પહેલાં જુનિયર અધિકારીઓ પાસેથી તેમના મંતવ્યો અને સૂચનો મેળવવા જોઈએ.
 * એજન્ડાની ચર્ચા અને સારાંશ: એજન્ડા પરના તમામ મુદ્દાઓ પર સંપૂર્ણ ચર્ચા થવી જોઈએ, અને બેઠક અધ્યક્ષ દ્વારા ચર્ચાના સંક્ષિપ્ત અને સ્પષ્ટ સારાંશ સાથે સમાપ્ત થવી જોઈએ.
બેઠક પછીની જવાબદારીઓ: ત્વરિત કાર્યવાહી અને ફોલો-અપ:
 * MoMનું નિર્માણ અને વિતરણ: અધ્યક્ષે સુનિશ્ચિત કરવું જોઈએ કે બેઠકના મિનિટ્સ (MoM - Minutes of Meeting) 24 કલાકની અંદર તૈયાર કરીને બેઠકમાં ભાગ લેનાર તમામ અધિકારીઓને મોકલવામાં આવે.
 * સમયનો રેકોર્ડ: બેઠકની શરૂઆત અને સમાપ્તિનો સમય સત્તાવાર કાર્યવાહીમાં ફરજિયાતપણે નોંધવો.
 * ગેરહાજરીની યાદી: બેઠકમાંથી ગેરહાજર રહેલા અધિકારીઓની યાદી જાળવવી.
 * સમીક્ષા અને અમલીકરણ: બેઠક દરમિયાન લેવાયેલા નિર્ણયોના યોગ્ય ફોલો-અપ અને તેના અમલીકરણને સુનિશ્ચિત કરવા માટે એક મજબૂત સમીક્ષા પદ્ધતિ અમલમાં મૂકવી જોઈએ.
આ નવી નીતિ ગુજરાતના વહીવટી તંત્રને માત્ર આધુનિક જ નહીં, પરંતુ વધુ જવાબદાર અને પરિણામલક્ષી બનાવવામાં મદદ કરશે તેવી પ્રબળ અપેક્ષા છે, જેનાથી નાગરિકોને પણ ઝડપી અને અસરકારક સરકારી સેવાઓનો લાભ મળી રહેશે. આ નિર્ણય ખરેખર ગુજરાતના વહીવટી સુધારણા ક્ષેત્રે એક માઇલસ્ટોન સાબિત થશે. (ધસેક્રેટરીયેટ.ઈન માંથી સાભાર)