નવી દિલ્હી, તા. ૧૪: ભારતીય સરકારી કચેરીઓમાં વરિષ્ઠ અધિકારીઓનો સંપર્ક કરતી વખતે પેઢીઓથી સાંભળવા મળતા ઘીસાયેલા જવાબ "મીટિંગમાં છે" ની આરામદાયક સંસ્કૃતિનો હવે અંત આવવા જઈ રહ્યો છે. અત્યાર સુધી સરકારી બાબુઓની કાર્યક્ષમતા ફાઈલોના નિકાલ કરવાના બદલે મીટિંગોના કલાકોથી મપાતી આવી છે. આ પરિસ્થિતિને જળમૂળથી બદલવા માટે દેશના ટોચના અમલદાર અને કેન્દ્ર સરકારના કેબિનેટ સચિવ ડૉ. ટી.વી. સોમનાથને એક ક્રાંતિકારી પહેલ કરી છે. તેમણે તમામ રાજ્યોના મુખ્ય સચિવો અને વહીવટી તાલીમ સંસ્થાઓને 'અસરકારક બેઠકો યોજવા માટેની આકરી માર્ગદર્શિકા' (Guidelines for Effective Meetings) મોકલી આપી છે. આ હેન્ડબુકનો મુખ્ય ઉદ્દેશ્ય માત્ર મીટિંગો ટૂંકી કરવાનો નથી, પરંતુ દાયકાઓ જૂની અમલદારશાહીની સુસ્ત માનસિકતા અને સંસ્કૃતિને પૂરેપૂરી બદલવાનો છે.

શું મીટિંગ ખરેખર જરૂરી છે? બાબુઓએ આપવો પડશે જવાબ:

કેબિનેટ સચિવે પોતાની માર્ગદર્શિકામાં સીધો સવાલ પૂછ્યો છે કે, "શું મીટિંગ બોલાવવી ખરેખર અનિવાર્ય છે?" જો કોઈ કામ માત્ર એક ઈમેલ, ફોન કોલ કે વન-ટુ-વન ચર્ચાથી પતી શકે તેમ હોય, તો તેના માટે કલાકો બગાડતી મોટી મીટિંગ બોલાવવાની કોઈ જરૂર નથી. વધુમાં, જો સહભાગીઓ પાસે પૂરતી માહિતી કે આગોતરી તૈયારી ન હોય, તો આવી મીટિંગોને તાત્કાલિક મોકૂફ રાખવી જોઈએ. અમલદારોને આત્મમંથન કરવા મજબૂર કરતો એક વેધક પ્રશ્ન પણ પૂછવામાં આવ્યો છે કે, "શું તમે ખરેખર ૩૦ વર્ષનો અનુભવ મેળવ્યો છે કે પછી માત્ર ૧ વર્ષના અનુભવનું ૩૦ વખત પુનરાવર્તન જ કર્યું છે?"

નવી ગાઇડલાઇનના કેટલાક ચાવીરૂપ નિયમો:

સમય મર્યાદાનું ચુસ્ત પાલન: સામાન્ય રીતે કોઈપણ સત્તાવાર બેઠક ૨૦ થી ૫૦ મિનિટની જ હોવી જોઈએ. અણધારી ચર્ચાઓને ગણીને પણ વધુમાં વધુ ૩૦ થી ૬૦ મિનિટમાં તે પૂર્ણ થવી જોઈએ. મેરેથોન બેઠકો માત્ર અપવાદરૂપ કિસ્સામાં જ યોજી શકાશે.

'ડેવિલ્સ એડવોકેટ' ની નિમણૂક: જૂથ માનસિકતા (Group Think) માંથી બહાર આવીને સાચી અસંમતિને વાચા આપવા માટે મીટિંગમાં કોઈ એક વ્યક્તિને 'ડેવિલ્સ એડવોકેટ' એટલે કે પ્રવર્તમાન દૃષ્ટિકોણને પડકારનારની ભૂમિકા સોંપવી, જેથી વહીવટી તંત્રના સાચા પડકારો અને મર્યાદાઓ સામે આવી શકે.

એકહથ્થુ શાસનનો અંત: મોટા અવાજવાળા અધિકારીઓ આખી ચર્ચાને હાઇજેક ન કરી જાય અને શાંત રહેતા કુશળ અધિકારીઓ પણ પોતાનો અનુભવ કે અભિપ્રાય મુક્ત રીતે આપી શકે તેવું સમાન વાતાવરણ ઊભું કરવું પડશે.

નેતૃત્વનો સોનેરી નિયમ: દરેક વિભાગના વડાએ યાદ રાખવું પડશે કે "જાહેરમાં પ્રશંસા કરો અને ખાનગીમાં ટીકા કરો". જાહેરમાં અપમાન કરવાથી કર્મચારીઓનો આત્મવિશ્વાસ તૂટે છે.

પસ્તાવો કરવા કરતાં બ્રેક લો: જો કોઈ ગંભીર વિષય પર મીટિંગ ખોટી દિશામાં જઈ રહી હોય, તો ઉતાવળે નિર્ણય લઈને શાંતિથી પસ્તાવો કરવા કરતાં બેઠક મોકૂફ રાખીને ફરીથી યોજવી વધુ હિતાવહ છે.

 બિહાર વહીવટી તંત્રમાં ગાઇડલાઇનનો તાકીદે અમલ:

આ રાષ્ટ્રીય આદેશની સૌથી ઝડપી અસર બિહારમાં જોવા મળી છે. બિહારના મુખ્ય સચિવ પ્રત્યા અમૃતે આ દસ્તાવેજ મળતા જ તેને રાજ્યના તમામ IAS અને બિહાર વહીવટી સેવા (BAS) ના અધિકારીઓમાં તાત્કાલિક અમલ માટે મોકલી આપ્યો છે. બિહારના વર્તમાન મુખ્યમંત્રી સમ્રાટ ચૌધરી પોતે ૪૫ મિનિટની અતિઝડપી બેઠકો માટે જાણીતા છે, જ્યારે તેમના પુરોગામી નીતિશ કુમાર કલાકો સુધી ચાલતી મેરેથોન સમીક્ષાઓ માટે જાણીતા હતા. હવે આ નવી માર્ગદર્શિકા આવ્યા બાદ બિહાર સહિત દેશભરના સરકારી બાબુઓએ પોતાની વહીવટી કામ કરવાની શૈલી તાત્કાલિક બદલવી પડશે.